UNIVERSIDAD VALLE DEL GRIJALVA
TAREA UNIDAD TRES
NOMBRE DE LA ASIGNATURA: INFORMÁTICA APLICADA
ALUMNO: MELQUIADES DARÍO PERALTA
CATEDRÁTICA: L. I. ROSARIO CLEMENTE LÓPEZ
FECHA: 05 DE FEBRERO DEL AÑO 2011
INTRODUCCIÓN
Microsoft Office Excel es una de los programas de Microsoft, que ayuda a administrar, analizar y presentar la información financiera de una manera atractiva, es una de las hojas de cálculo más utilizadas en el mundo, donde podemos realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de un balance general, ejercicios de contabilidad, finanzas, economía, además de crear diversos gráficos profesionales, este programa tiene herramientas de cálculo y análisis de datos, permite realizar gráficas, introducir y modificar datos en una hoja de cálculo.
3.1 PRINCIPALES CARACTERISTICAS DE LA HERRAMIENTA
En la hoja de cálculo se pueden hacer operaciones sencillas hasta operaciones altamente complejas, distribuidas en celdas dispuestas en filas y columnas, los cuales pueden relacionarse para dar el resultado final.
Esta herramienta cuenta con datos de texto, que son palabras, oraciones, y datos numéricos los cuales son representados por números u operaciones., con los datos numéricos se pueden crear fórmulas basándose en la aritmética tradicional, utilizando los siguientes operadores aritméticos:
+ Sumas 1+2
- Restas 3- 1
* Multiplicación 5 * 3
/ División 7 / 3
^ Potencias 3 ^ 9
( ) Paréntesis, para agrupar operaciones (1+2) + (3- 1) / (5 * 3)
Con lo que podemos crear libros, trabajar con fórmulas, y crear gráficos.
· 3.2 CREAR LIBRO NUEVO Y TRABAJAR CON HOJAS DE CALCULO
El formato de archivo predeterminado de Excel sigue siendo el libro en cual consta de varias hojas de cálculo, de forma predeterminada, cada nuevo libro de Excel incluye tres hojas de cálculo. La ficha de índice situada en la parte inferior de la pantalla, permite identificarlas por su nombre se puede añadir una nueva hoja, eliminar una ya existente y cambiar el nombre o la posición de la hoja de acuerdo como las necesite el usuario.
Para Abrir un nuevo libro
1. Hacer clic en el botón de archivo y a continuación, en Nuevo.
2. En Plantillas, seleccionar Libro en blanco y hacer doble clic.
Para a cambiar el formato a las celdas, primero se selección y aparece el menú con un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:
Número Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar, que pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Personalizada. Alineación: Obviamente posee
Opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados. Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente de cómo se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más, todos los comandos que están en esta ficha, también los podemos encontrar en el grupo: Fuente, Alineación y número de la cinta de opciones de la ficha Inicio.
Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.
3.2.2 AUTOFORMATO
Esta herramienta ayuda a corregir problemas de escritura mientras se escribe
3.2.3 FORMATO CONDICIONAL
Con esta herramienta todos los elementos escritos en un rango de celdas tales como: textos, valores, formulas, o caracteres alfanuméricos, se le puede dar una característica particular de visualización para reflejar por ejemplo números negativos que se distingan del resto de los datos de un rango de celdas, aplicando color, tipo de fuente diferente, etc.
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3.2.4 RENOMBRAR, ELIMINAR, INSERTAR Y COPIAR HOJAS
Configuración que sirve para llevar a cabo una de las opciones a través del menú contextual que despliega el programa para ejecutar esta acción al oprimir el botón derecho del mouse dentro de la casilla Hoja1, 2 o 3 como se desee
3. 3 CREAR FORMULAS E INSERTAR FUNCIONES PREDETERMINADAS
3.3.1. AUTOSUMA
Para realizar esta función nos situamos en la cinta formulas y en el grupo biblioteca de funciones, con lo que se pueden obtener el resultado de valores numéricos comprendidos en un rango de celdas de una fila o columna, de una hoja de cálculo de Excel.
3.3.2. MIN, MAX, PROMEDIO
Nos situamos en la cinta formulas y en el grupo biblioteca de funciones, y al igual que la fórmula para obtener una sumatoria de números contenida en una hoja de cálculo de Excel, cuenta además con fórmulas predeterminadas para obtener valores mínimo, máximo y promedio de un rango de valores contenidos en un conjunto de celdas de una fila o columna.
3.3.3 FUNCIÓN SI
La función lógica si, comprueba si se cumple una condición y resulta un valor si se evalúa como verdadera, y otro valor si se evalúa como falsa. Además de cuenta con la siguiente estructura:
Prueba Lógica=Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como verdadero y otro si se evalúa como falso.
Valor si verdadero=Es el valor que se devolverá y si prueba lógica es verdadero.
Valor si falso=Es el valor que se devolverá y si prueba lógica es falso.
3.3.4. FUNCIÓN DE BÚSQUEDA
Con esta herramienta localizamos los datos contenidos en una hoja de cálculo con referencia vertical y horizontal, dependiendo del dato a que se refiera en la búsqueda, basándonos en argumentos que la conforman como:
Valor buscado=Busca un valor en la primera columna de una tabla.
Matriz buscar en=Es la tabla de texto, números o valores en los cuales buscará los datos.
Indicador de columna=Número de columna de la matriz en donde buscará el valor o dato que coincida, iniciando con 1.
Ordenado=valor lógico para encontrar la primera coincidencia en la primera columna y arroja como resultado un aproximado con verdadero o un valor exacto con la opción falso.
3.3.5 FUNCIÓN DE PAGO
La función pago calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constante y está constituida por los siguientes argumentos:
Tasa=Es la tasa de interés por periodo del préstamo.
Nper=Número total de pagos del préstamo.
Va=Valor actual: Cantidad total de pagos futuros.
Vf=Valor futuro o saldo en efectivo que se desea lograr después del último pago.
Tipo=Valor lógico, para pago al comienzo del periodo = 1.
3.4 VINCULAR HOJAS DE CÁLCULO
Un hipervínculo es un vínculo de un documento que abre otra página u otro archivo cuando se hace clic en él. El destino es frecuentemente otra página web, pero también puede ser una imagen, o una dirección de correo electrónico o un programa. El hipervínculo mismo puede ser un texto o una imagen o una página web o un archivo de video.
3.4.1 PEGADO ESPECIAL
El uso de pegado especial en Excel, funciona igual que como se aplica la opción de copiar un dato o una formula, solo con la única diferencia que en el pegado especial transfiere no solo la formula con la que se obtiene un resultado, si no, también el formato aplicado en la celda o rango de datos. En la ficha Inicio el grupo: Portapapeles, Pegado Especial, validación y Aceptar.
3.5 PROTEGER
3.5.1 HOJAS.
Para proteger una hoja de cálculo en la ficha Revisar, que se ubica en la cinta de opciones de Excel, en el grupo: Cambios. Proteger Hoja, impide que se realicen modificaciones no deseadas en los datos de una hoja ya que incluye clave de acceso.
Para que cualquiera pueda realizar cambios de r algunos datos, Para ello deberá desbloquear cada celda o rango.
En el menú, aparece el cuadro de dialogo Listas personalizadas, hacer clic en la pestaña Proteger, posteriormente desactivar la opción: Bloqueada. En este momento procederá a indicar que la hoja ha quedado protegida.
3.5.2 LIBRO DE TRABAJO
Se siguen los mismo pasos que en la opción anterior, seleccionar la ficha: Revisar, que se ubica en la cinta de opciones, del grupo: Cambios. Seleccionar Proteger libro Proteger estructura y ventanas con esto se impide que se realicen cambios no deseados en la estructura del libro como: mover, eliminar o agregar hojas.
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3.5.3 ARCHIVO
En caso de tener alguna información confidencial que no se desea compartir, se le puede agregar una contraseña para proteger el acceso al archivo de hoja de cálculo creada, la contraseña será solicitada previa a la apertura del archivo en cuestión.
Para a activar la contraseña a un archivo, se realizan los siguientes pasos.
1. Haga clic en el botón de archivo.
2. Elija la opción Información.
3. Seleccione: permisos. Proteger libro, Cifrar documento, le pide escribir contraseña.
4. Confirmar contraseña y Aceptar.
3.6 CREAR Y EDITAR GRAFICO
En este sentido solo se necesita seleccionar el rango de datos a graficar y enseguida el tipo de gráfico preferido en la cinta de opciones Insertar. A diferencia de llevar a cabo el asistente para gráficos, mismo que fue sustituido para la versión actual.
3.7 VISTA PRELIMINAR E IMPRESIÓN
3.7.1 CONFIGURAR PÁGINA
En la pestaña: Diseño de Página y en el grupo configurar página, hay varias opciones que permite manejar diversas configuraciones entre las que se encuentran: la orientación de página, Ajuste de escala, tamaño del papel, etc.
La ficha: Diseño de página, de la cinta de opciones de Excel, puede configurar también partes adicionales de una hoja de cálculo, tal como: comentarios, líneas de división, títulos de filas y columnas.
3.7.2 CONFIGURAR MARGENES
También en el grupo configurar página se pueden configurar los Márgenes, que son los espacios en blanco que están excluidos del área de impresión de una página, hay márgenes para el encabezado y pie de página, y números de página. Para una hoja de cálculo en una página impresa, se pueden utilizar los márgenes predefinidos, especificar márgenes personalizados o centrar la hoja de cálculo de forma horizontal o vertical en la página.
3.7.3 CONFIGURAR ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
Cuando una hoja de cálculo que ocupa más de una página, se tiene que incluir un encabezado o pie de página, para proporcionar información en las hojas impresas de la hoja de cálculo.
3.7.4 CONFIGURAR OPCIONES DE IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO
Otras opciones de impresión de una hoja de cálculo, son:
1. Área de impresión, 2. Imprimir títulos, 3. Impresión de filas en columna superior, 4. Impresión de columnas a la izquierda. Además de las Líneas de división, Blanco y negro, Calidad de borrador, Encabezados de Filas y columnas y el orden de las páginas
3.8 TRABAJAR CON LISTA DE DATOS EN EXCEL
En Excel cuando tenemos muchos datos, que podemos repetir en otra celda. Podemos contar con la herramienta función de generación de lista, ya que a medida que escribimos datos, Excel va generando una lista a la cual se puede acceder y seleccionar en cualquier momento.
3.8.1 FORMULARIO
El Formulario de datos es el medio adecuado para escribir o mostrar una fila de información completa en un rango o tabla existente, sin tener que desplazarse por ella de forma horizontal, esto facilita la escritura de datos por todas las áreas que la conforman y no es necesario ir de una columna a otra cuando hay varias columnas de datos existentes.
3.8.2 AUTOFILTRO
Para filtrar datos utilizando Autofiltro es muy fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en con él.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios o condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Tras aplicar filtro de datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.
3.8.3 ORDENAR
Con esta herramienta podemos:
Poner una lista de nombres en orden alfabético.
Compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor.
Ordenar filas por colores o por iconos.
Ordenar los datos ayuda a verlos a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.
Puede ordenar datos como:
Texto (A a Z o Z a A),
Números (de menor a mayor o de mayor a menor) y
Fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos) en una o varias columnas.
Lista personalizada (como Grande, Medio y Pequeño) o por formato, incluyendo el color de celda, el color de fuente o el conjunto de iconos. La mayoría de las operaciones de ordenación son ordenaciones de columnas, pero también es posible ordenar por filas.
3.9 CREAR INFORMES Y TABLAS DINAMICAS
ara crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, debe conectarse a un origen de datos y especificar la ubicación del informe.
Por lo que primero tenemos que seleccione una celda o rango de celdas, asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna.
Posteriormente hay que seleccionar el tipo de informe que generará mediante uno de los siguientes procedimientos:
Para poder realizarlo debemos ir a la ficha: Insertar, en el grupo Tablas, hacer clic en Tabla dinámica
Posteriormente se abre un cuadro de dialogo siguiente
Para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico, siguiendo el mismo procedimiento en la ficha: Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinámica y a continuación, en Gráfico dinámico.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.
3. Seleccione un origen de datos mediante uno de los siguientes procedimientos:
Seleccione la tabla que desea analizar.
1. Haga clic en Seleccione una tabla o rango.
2. Escriba el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla.
3. Especifique una ubicación mediante alguno de los siguientes procedimientos:
Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo.
Para colocar el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, especifique la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica.
Bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo.
4. Haga clic en Aceptar y listo.
3.10 CREAR MACROS
La herramienta de Macros de Excel, representa una de las funciones con mayor dinamismo en cuanto a la creación y manejo de tareas realizadas de forma cotidiana a cargo de los usuarios de computadoras, los cuales se pueden aplicar en el ámbito laboral, educativo, social y familiar,
1. Al crear macros en Excel, debemos primero checar el nivel de seguridad que tiene su equipo de cómputo.
2. ir a la ficha: Vista y elija el icono Macros.
3. seleccionar la opción Grabar macro…
4. Al Observar que el puntero del mouse aparece trasformado por un casete y la flecha de selección tradicional, es ahí donde inicia la grabación de su macro.
5. Una vez que haya concluido con la macro, oprimir el botón Detener Macro o en su defecto ir a la ficha: Vista y elija detener macro.
6. Para cerciorarse del correcto funcionamiento de la macro ejecutándola desde la ficha: Vista; Ejecutar macro.
Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) En Microsoft Office Excel. También puede crear una macro utilizando el Editor de Visual Basic (Editor de Visual Basic: entorno en el que puede escribir y modificar código y procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones.
3.11 PERSONALIZAR BARRAS DE ACCESO RAPIDO
La barra de acceso rápido nos permite, la ejecución de una manera más práctica y fácil en un proceso determinado al mismo tiempo de ahorrarle tiempo, en lugar de estar pasando de una ficha a otra.
Primero tenemos que establecer que funciones de Office Excel, son necesarias tener en la barra de acceso rápido, debido al uso cotidiano.
Una vez establecido el número de funciones a disponer en la barra de acceso rápido, no vamos a la opción: Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
Dar clic en Más comando Opciones de Excel, Personalizar, despliega una lista de comandos disponibles, para agregar en la barra de herramientas de acceso rápido.
CONCLUSIÓN
Excel es una hoja de cálculo trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, entre otros.
FIN
